¿Qué es el rendimiento académico?

LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

1.         ¿Qué es la comunicación organizacional?

La comunicación suele considerarse como un procesos dinámico mediante el cual dos o más personas intercambian información, conocimientos o sentimientos.

No obstante, la comunicación no solo es un medio para intercambiar información, sino que es una propiedad emergente. ¿De qué emerge? De la percepción de identidad social compartida, es decir, de la percepción de los miembros del grupo de pertenecer a dicha categoría social (grupo).

Cuanto mayor sea la identificación de los miembros de la organización hacia esta –cuanto mayor sea la percepción de identidad social compartida–, mayor va a ser el autoestima de los miembros, lo que va a acarrear una serie de consecuencias positivas. Entre ellas, el aumento de la comunicación.

2.     ¿Por qué es importante su estudio?

1) No existen organizaciones sin comunicación, las organizaciones están compuestas por individuos que se relacionan entre sí.

2) Es la actividad a la que se dedica más tiempo en la organización.

3) Muchos de los problemas son causados por fallos en la comunicación. Muchas veces cuando hay cualquier tipo de problema en una organización se oyen cosas tales como  ¿cuál es el problema si nadie dijo nada?, aquí la información no se difunde…Es decir, cuando hay cualquier tipo de problema lo primero que se hace es atribuir su causa a una falta de comunicación.

4) Es fundamental para difundir la información que luego se va a transformar en productos, y, por tanto, en dinero.

5) Ha sufrido un gran cambio a partir de los últimos años. Lo que hace totalmente necesario su estudio, para adaptar los nuevos cambios a las organizaciones.

*Recordar que la comunicación es un proceso que interviene en las cinco características  fundamentales del concepto de organización recogidas por Porter, Lawler y Hackman.

En definitiva, la comunicación es tan importante porque sin ella no podría existir ninguna organización.

Un ejemplo actual que muestra la gran importancia de la comunicación es el surgimiento de los directores de comunicación o dircoms en las organizaciones. Un dircom es una persona que coordina, integra, diseña y ejecuta las estrategias comunicativas de una organización.

No obstante, visto todo esto parecería que la comunicación es solo importante en un escaso periodo de tiempo, es decir, durante lo que dura el periodo laboral. Pero esto no es más que un mero reflejo, la comunicación organizacional también es importante incluso fuera del periodo laboral. Lo que ha producido que en Francia entrará en vigor en 2017 el derecho a la desconexión digital, en el cual, cualquier trabajador tiene derecho a no coger las llamadas de sus jefes cuando está fuera del horario laboral.  

3.         Elementos del proceso de comunicación

Los elementos de la comunicación son siete:

El emisor manda un mensaje al receptor a través de un canal en el cual puede haber un determinado ruido lo que va a facilitar o ha dificultar la comunicación. No obstante, esta proceso no es unidireccional sino que es bidireccional pudiendo convertirse el receptor en emisor (retroalimentación). Todo este proceso se da en un determinado contexto que confirma el séptimo elemento de la comunicación.

Emisor

El emisor es cualquier individuo que desea transmitir un pensamiento o una idea a otro u otros. El papel principal del emisor es codificar el mensaje en signos lingüísticos, símbolos o señales para enviarlo a través del canal al receptor. Si el emisor no codifica correctamente el mensaje para que el receptor lo entienda la comunicación será ineficaz.

Receptor

El receptor es el destinatarios del mensaje realizado por el emisor. La función principal del receptor es decodificar el mensaje para comprenderlo y posteriormente aceptarlo o rechazarlo (es decir, que se lo crea o no se lo crea).

Mensaje

El mensaje es el objeto de la comunicación que provee de información al receptor para interpretar la realidad y dirigir sus acciones de forma más segura. Existen varios tipos de mensajes: los mensajes rutinarios o los mensaje no rutinarios, los mensajes verbales y los mensajes no verbales. Los mensajes rutinarios son aquellos que son comunes en un determinado ámbito organizacional. (por ejemplo, una orden de pedidos). Los mensajes no rutinarios son aquellos menos frecuentes y más ambiguos. Esta ambigüedad que proporcionan este tipo de mensajes no es del todo mala porque proporciona autonomía, lo que permite nuevas formas de resolución de problemas, es decir, innovación. Los mensajes verbales son los que utilizan las palabras y se utilizan para transmitir información técnica. Los mensajes no verbales, por otro lado, son aquellos que no tienen palabras y que se utilizan para representar actitudes y emociones.

Canal

El canal es el medio a través del cual se produce la comunicación. Los canales más tradicionales son la interacción cara a cara, el teléfono y las cartas.

¿Qué canal debo elegir? La comunicación resulta eficaz cuando la riqueza del canal es equiparable a la complejidad del problema en cuestión.

La comunicación resulta ineficaz cuando se dan estas dos situaciones:

·             La sobrecarga: la riqueza  del medio es demasiado amplia para la complejidad del problema. Por ejemplo, una reunión cara a cara para informar del número de ventas realizadas este mes.

·             Sobresimplificación: la complejidad del problema o situación es superior a la riqueza del canal. Por ejemplo, enviar una carta a todos los empleados para comunicar que la organización va a sufrir una gran reestructuración debido a una fusión.

En estos últimos años se han desarrollado nuevos canales. Entre ellos quiero destacar las videoconferencias y el correo electrónico.

Las videoconferencias son un arma de doble filo en el sentido de que podría parecer un canal análogo a la interacción cara a cara. Sin embargo, esto no es más que un mero reflejo, pues la riqueza de este canal es menor que la interacción cara a cara. Esto es debido a que se pierde gran parte del lenguaje corporal –muchas veces solo nos grabamos la cara, perdiendo la información no verbal que nos aporta el resto del cuerpo– y esta pérdida será mayor cuanto peor sea la calidad de la cámara con la cual nos grabemos. Una de las grandes ventajas que aporta este medio es un ahorro de tiempo, de dinero y de fatiga. Este medio aunque cada vez se esta utilizando más es mucho menos utilizado que, por ejemplo, el correo electrónico.

El correo electrónico tiene una menor riqueza que el teléfono móvil y, por tanto, mucho menor que la interacción cara a cara y que las videoconferencias. El principal problema del correo electrónico es que no permite una retroalimentación inmediata (tal y como lo permite la interacción cara a cara) y hay una perdida total de la información no verbal, aunque esta se intente compensar con el uso de emoticonos. Su principal ventaja es permitir duplicar la productividad de las organizaciones, lo que hace que hoy en día sea el medio más utilizado en todas las organizaciones del mundo.

El ruido

El ruido hace referencia a la perturbación o interferencia que se introduce dentro de un proceso de comunicación y altera los efectos que el emisor esperaba obtener de la transmisión del mensaje. El ruido no solo se refiere a dificultades a la hora de oír un determinado mensaje del emisor, por ejemplo, porque hay un fuerte ruido de fondo sino también con ruido nos referimos a la utilización errónea de términos por el emisor.

La retroalimentación

La retroalimentación es el proceso por el cual permite verificar que el mensaje ha sido recibido y comprendido. La retroalimentación puede ser positiva cuando el objetivo es el mantenimiento del sistema y negativa cuando el objetivo es lograr un cambio en el sistema (intentar que el emisor te lo explique de otra forma porque no lo has entendido).

El contexto es el conjunto de condiciones en las que se desarrolla la comunicación, es decir, el espacio, el tiempo, el clima y la cultura de la organización. En esta exposición me voy a centra en la cultura organizacional y el clima.

La cultura organizacional es una serie de reglas no escritas de cómo debe ser la  comunicación entre los miembros, qué aspectos son apropiados y cuáles resultan intolerables. Un ejemplo de norma no escrita puede ser no criticar a los empleados en público. De esta manera, siempre que fomentemos aquellas normas no escritas que consigan fomentar la comunicación conseguiremos aumentar esta. Por ejemplo, una norma no escrita que diga que cuando te encuentres con un compañero en el pasillo debes hablar con él durante dos minutos, puede incrementar la comunicación dentro de cualquier organización.

El clima organizacional es importante en el sentido de que en función del tipo de clima que se de en una organización va a determinar el tipo de comunicación que se de en la organización. Cuando el clima es bueno la comunicación va ser abierta, amistoso y de ayuda. No obstante, cuando el clima es malo la comunicación va a ser defensiva cerrada y poco amistosa.

4.         Las direcciones de la comunicación

Comunicación vertical

La comunicación vertical puede ser descendente y ascendente.

La comunicación vertical descendente la información es la que fluye hacia bajo a través de la estructura jerárquica de la organización. Los objetivos de la comunicación descendente son la coordinación, la información y la motivación.

La comunicación vertical ascendente es aquella que fluye hacia arriba a través de la estructura jerárquica de la organización. La comunicación ascendente tiene, por tanto, un gran valor para la organización porque permite recoger ideas y conocer los sentimientos de sus miembros. El problema de la comunicación ascendente es el denominado riesgo de la información que se produce por la dependencia del emisor al receptor, lo que le lleva a comunicar solo aquellos aspecto que lleve a una reacción favorable (un empleado intenta no criticar a su jefe pues de el depende que tenga trabajo o no). Este riesgo de información se intenta eliminar, por ejemplo, mediante la utilización de encuestas anónimas. Un ejemplo de estas encuestas anónimas es la encuesta general de enseñanza que realizamos los estudiantes en la Universidad.

Comunicación horizontal

La comunicación horizontal es el intercambio de información que se da entre miembros del mismo grupo o que están en el mismo nivel jerárquico. Las principales funciones que cumple la organización son coordinación de tareas, solución de conflictos, apoyo social y desarrollo del espíritu de equipo. Esta comunicación horizontal es la más importante dentro de la organización porque aumenta la percepción de identidad social compartida.

*Recordar que ninguna organización actual puede llegar a eliminar la comunicación vertical pues cumple unas funciones determinadas que no puede paliar la comunicación horizontal. Dicho de otra manera, ninguna organización en la actualidad, por muy horizontal que quiera mostrarse al público, va a eliminar la comunicación vertical porque sería contraproducente.

5.         La gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento es el conjunto de métodos o técnicas que permiten transmitir experiencias, información y conocimientos entre los miembros de una organización de para que los trabajadoras puedan adoptar las mejores prácticas posibles.

Uno de los principales problemas de la gestión de conocimientos es la tendencia de los miembros de la organización a acaparar los conocimientos. Esto hace que sea necesario la creación de una cultura organizacional que fomente el intercambio de conocimientos (tal como hemos visto antes) y el uso de las nuevas tecnologías para facilitar la comunicación (por ejemplo, a través de bases de datos comunes).

6.         Conclusiones

La comunicación organizacional es un elemento necesario sin el cual no puede existir una organización y que contantemente está cambiando, lo que hace necesario su estudio constante.

Desde esta presentación creo que es importante decir que los profesionales de este campo no solo deberían de centrarse en aumentar el número de canales a través del uso de las nuevas tecnologías, sino que también se deberían de centrar en aspectos como el clima, la cultura organizacional, y, sobre todo, en la percepción de identidad social. Estos aspectos son los que permiten que los miembros de una organización desarrollen una motivación intrínseca para comunicarse. Esto es importante porque tú puedes tener todas las facilidades del mundo para comunicarte (todos los canales que quieras), pero si no quieres comunicarte (falta de motivación intrínseca) la realidad es que no lo vas a hacer.

Esta obsesión por el aumento de la comunicación organizacional no solo busca un mayor beneficio económico, sino que también, intenta conseguir un mayor bienestar por parte de las miembros.

Ahora, visto todo esto, ¿qué sentido tienen todos aquellos modelos que buscan reducir al máximo la comunicación entre los miembros pues se piensa que esta es una perdida de tiempo? A partir de todo lo que hemos ido comentado a lo largo de esta exposición, podemos responder a esta pregunta sin miedo de confundirnos: “NINGUNO”.